CECAS este un cabinet de contabilitate, membru CECCAR, fondat de Andreea Sofonea, cu peste 15 ani de experiență în domeniu. Firma lucrează complet remote, cu colaboratori din toată țara, și deservește clienți din întreaga Românie: de la e-commerce și IT, la producție și HoReCa.
Am discutat cu Andreea despre cum a reușit să construiască un model de lucru 100% online, despre ce înseamnă o relație bună între contabil și antreprenor, și de ce comunicarea contează foarte, foarte mult.
Un cabinet de contabilitate fără limite geografice
„Am ales să colaborez cu persoane cu care am considerat că pot lucra foarte bine, din întreaga țară."
Q: Andreea, mă bucur să te văd din nou! Ne-am cunoscut la Contzilla și ne-am tot intersectat de atunci. Spune-mi un pic despre CECAS: ce face firma specială?
Andreea Sofonea: Servus, Alex! Îmi pare bine să ne revedem, chiar dacă în acest mod online. CECAS este un cabinet de contabilitate, membru CECCAR. Eu, ca experiență în domeniu, am undeva la 15 ani - sau peste 15, că se tot schimbă numărul. Suntem o firmă de contabilitate, prestăm servicii pentru clienți din mai multe domenii de activitate. Avem clienți din întreaga țară, nu ne-am limitat regional. La fel și colegele mele: nu sunt doar în Sibiu și Brașov, unde îmi desfășor activitatea principală. Am ales să colaborez cu persoane cu care am considerat că pot lucra foarte bine, din întreaga țară.
Q: Da, am văzut că acesta este unul din lucrurile care vă diferențiază: lucrați remote, nu obligatoriu în persoană, și acoperiți practic întreaga Românie.
Andreea Sofonea: Cred că a venit cumva de la mine, de la faptul că sunt o persoană care iubește tehnologia, îmi place să încerc mai multe instrumente și să văd cum pot beneficia în activitate de ajutorul pe care îl aduce tehnologia. Așa am ajuns să desfășurăm servicii de contabilitate online: cu documente electronice, cu rapoarte trimise pe mail. Nu mai umblăm nici eu, nici administratorii cu dosarele și cu multe drumuri fizice. La urma urmei, o factură împreună cu toate actele poate fi transmisă pe mail, nu mai e nevoie de încă un drum de la sediul firmei client la sediul nostru.
Q: Deci nu mai primiți facturile și chitanțele pe hârtie, într-un dosar sau într-o sacoșă?
Andreea Sofonea: Nu, categoric nu. Și cumva am putut implementa această schimbare „cu ajutorul” pandemiei. Pandemia a adus foarte multe neplăceri tuturor și a fost un șoc din multe puncte de vedere - dar în activitatea mea, pe partea de contabilitate, a adus acest lucru, care pentru mine este foarte bun. Și cred că și clienții s-au adaptat destul de bine și beneficiază acum de această flexibilitate, nu mai depind de unde suntem noi, unde sunt ei. Am clienți din județe îndepărtate și colaborăm bine.
Servicii, domenii și cum începe o colaborare
„Mă interesează mai mult tipurile de operațiuni decât cantitatea operațiunilor."
Q: Concret, ce servicii de contabilitate oferă CECAS?
Andreea Sofonea: Contabilitate completă. Eu consider că nu e bine să se rupă. Îndrumăm și sprijinim societatea client să facă contabilitatea primară, care este sarcina clientului; dar sprijinim și ajutăm pe partea aceasta cu procese. Apoi, din punct de vedere al contabilității financiare: de la înregistrare, preluare documente, întocmire balanță lunară, bilanțurile anuale și trimestriale, ori de câte ori este cazul, și toate categoriile de declarații fiscale. Ne ocupăm de întreaga relație a societății cu ANAF-ul. Avem servicii și pe partea de Resurse Umane: întocmire contracte de muncă, toată procedura cu Revisalul. Nu prestăm servicii în legătură cu alte autorități (primărie, pompieri, agenția de mediu). În funcție de specificul firmelor, unii clienți mai au nevoie de autorizații de la alte autorități, dar nu ne ocupăm de această parte.
Q: Aveți o concentrare pe anumite domenii? E-shops, IT, healthcare?
Andreea Sofonea: Stăm foarte bine pe partea de comerț online, de prestări servicii IT. Firme care au furnizori sau clienți din afara țării, pe partea de prestări servicii sau comerț online, nu este o problemă. Nu căutăm și nu am lucrat foarte mult pe partea de agricultură. Am avut experiență în partea de transporturi sau ride-sharing, dar le-am evitat ca domeniu - nu mai e neapărat o prioritate. Avem în portofoliu firme din domeniul medical sau firme cu producție.
Q: Ce vă face speciali, ce vă diferențiază de ce mai e pe piață?
Andreea Sofonea: Stăm foarte aproape de client. Când am automatizat un proces, și la client fluxul de documente este bine organizat, putem să-i prezentăm la sfârșit de lună, după finalizarea raportelor, o situație din contabilitate pe care poate să o compare cu o situație din contabilitatea primară și cu situația reală pe care o cunoaște. Încurajăm asta la orice administrator. Cunoaștem bine și partea de procesatoare de plăți și cum ar trebui operate aceste înregistrări în contabilitate - este un domeniu din ce în ce mai prezent. Mai e și zona de HoReCa, unde apare partea de livratori - este mai particular și este un domeniu cu volum mare. Chiar dacă nu e cel mai mare restaurant sau cel mai mare pub, este de așa natură încât creează volum mare de documente.
Q: Și atunci, ce gen de clienți preferați? Ca mărime, industrie, complexitate?
Andreea Sofonea: Ca industrie, nu căutăm niciodată transportatori și agricultură. Dar în cazul în care se solicită, în funcție de discuție, pot să recomand colegi de breaslă care lucrează mai axat pe aceste domenii. Scopul e să nu facem toate domeniile fără să le stăpânim. Mai bine fiecare contabil să se focuseze pe un domeniu și să-l facă foarte bine.
Clientul potrivit este clientul care vrea să discute cu noi. Din păcate, în piață mai există administratori care vor să trimită repede toate actele la contabil și să nu mai audă de el. Ani în urmă, era poate chiar ca o teamă față de contabil, ceea ce nu e o relație corectă. Trebuie să fie un parteneriat - și de la început trebuie setate așteptări, obiective și modul în care se dorește să se facă colaborarea.
Q: Deci nu e atât de importantă dimensiunea sau complexitatea clientului, cât modul de comunicare și de parteneriat.
Andreea Sofonea: Un administrator care nu își dorește să audă niciodată de contabil nu e neapărat clientul pe care ni-l dorim. Prefer mai degrabă un administrator care vrea lună de lună să deschidă un mail și să citească două rapoarte din contabilitate. Pentru că așa nu vom fi surprinși, de nicio parte, că lucrurile nu merg bine sau că sunt anumite situații nerezolvate.
„Am fost în situația în care, insistând pe comunicare, clientul a preferat să meargă în altă parte unde contabilul face tot și nu-l bate nimeni la cap."
Q: Cum vă asigurați că comunicarea chiar se întâmplă? Aveți un proces de onboarding?
Andreea Sofonea: Procesul de onboarding se face chiar cu mine. Trimitem lunar niște rapoarte către administratori. Încercăm să le scriem cât se poate de pe înțeles, fără jargon contabil, și insistăm foarte mult să se citească anumite rapoarte, să se urmărească anumiți indicatori.
Chiar am fost în situația în care, insistând prea mult pe comunicare cu un client, acesta a preferat să meargă în altă parte, unde contabilul face tot și nu-l bate nimeni la cap cu nimic. Și este corect așa - nu era clientul potrivit pentru noi.
Din punctul nostru de vedere, trebuie să prezentăm niște rapoarte și să insistăm să fie citite. Dacă mai sunt neclarități, cu siguranță se găsește o metodă: stabilim poate chiar o întâlnire online și mai dezbatem lucruri esențiale. De exemplu, cum suntem acum la sfârșit de an, chiar avem discuții cu clienții despre cum se închide situația, putem să aproximăm încă o lună-două de închidere și ce e de făcut din punct de vedere financiar pentru a pregăti anul următor.
Prețuri, pachete și sensibilitate la preț
„Nu mi-a plăcut niciodată să majorez prețul după ce am început colaborarea - pentru că nu vreau să îi forțez mâna clientului."
Q: În România, toată lumea când se uită la servicii de contabilitate se uită și la prețuri. Ce factori luați în calcul când stabiliți prețul?
Andreea Sofonea: Într-adevăr, în piață, orice firmă care solicită tarife de contabilitate poate primi oferte pe prețuri foarte diferite. Noi avem un chestionar pe care îl trimitem clienților. Mă interesează tipul de tranzacții: naționale, UE, non-UE, importuri, achiziții intracomunitare, bunuri, servicii, mărimea firmei, tipuri de impozitare, salariații.
Nu mă leg foarte mult (adică spre deloc, sincer) de cifra de afaceri sau volumul de documente, pentru că dacă organizăm împreună cu clientul bine procesele, diverse tool-uri ne ajută în procesarea unui volum mare de documente. Dificultatea apare în funcție de numărul de tipuri de tranzacții, pentru că fiecare tip de tranzacție poate presupune o altă declarație de depus la ANAF. Acolo consider că este munca noastră: de a crea mecanisme de urmărire a fiecărui tip și de a depune fiecare declarație. Că după aia, dacă sunt 10 sau 100 din același tip... din punct de vedere contabil, merg pe aceeași schemă. De aceea mă leg mai mult de tipuri de operațiuni decât de cantitatea operațiunilor dintr-un tip.
Q: Ceea ce înseamnă că clienții primesc un pachet complet, nu un pachet de bază după care orice activitate se facturează suplimentar?
Andreea Sofonea: Da, noi oferim două pachete. Un pachet Standard, care conține tot ce ține de obligații contabile, declarații... tot. Și un pachet pe care l-am numit Conta Plus, care are un pic de prioritate la răspunsul solicitărilor, prioritate la înregistrare de documente și la finalizare lunară, un discount la consultanță și câteva servicii suplimentare. Costul este un pic mai mare, dar fiecare administrator știe, în funcție de cât de multe solicitări are și cât de aproape vrea să țină lucrurile, ce pachet să aleagă. Nu limităm, se poate jongla între ele.
Q: Aveți clienți foarte sensibili la preț? Cum tratați asta?
Andreea Sofonea: E greu un pic cu sensibilitatea la preț. E o loterie în momentul când se face o ofertă: chiar dacă se oferă o balanță, nu se pot identifica toate lucrurile de acolo. Am spus că după trei luni de colaborare se reia discuția, însă în practică nu mi-a plăcut niciodată să majorez prețul, și nici n-am majorat, pentru că fiecare administrator își face o strategie și un calcul. Niciunui administrator nu cred că-i convine ca, după ce a început o colaborare, după 3 luni să i se majoreze prețul. Și atunci mi se pare că eu, majorând prețul, îi forțez un pic mâna, pentru că nu e foarte ușor pentru majoritatea să schimbe contabilii.
Am mai întâlnit firme care au schimbat de 3 ori într-un an - dar acolo să nu te mai aștepți că lucrurile o să fie foarte bune, indiferent de câtă silință și-a dat fiecare, pentru că unele informații se pierd de la o schimbare la alta. Vreau să fie corect din toate părțile. Dar da, dacă activitatea se schimbă sau crește foarte mult, e clar că se va schimba și tariful, că și noi suntem tot un business la rândul nostru.
Provocări, greșeli frecvente și semnale de alarmă
„Dacă solicităm documente din trecut de la bancă, va trebui să plătim. De ce să nu le salvăm și la noi?"
Q: Ce provocări au clienții, dincolo de preț, când vine vorba de contabilitate?
Andreea Sofonea: De multe ori firmele au considerat că contabilitatea nu e treaba lor - e contabilul care să facă tot ce e acolo. Dar dacă contabilitatea nu e treaba mea, dar totuși firma este a mea... Le spun ceva ce nu le place: în momentul când apare un control, ANAF-ul nu amendează contabilul - amendează firma client. Da, există un contract juridic și se poate ajunge la un proces între firmă și contabil, dar asta e altceva. Ar trebui să ne intereseze, să vedem ce e acolo și să punem întrebări. Întrebările nu trebuie să fie ceva complicat, poți pur și simplu să întrebi ce nu ai înțeles dintr-un raport.
Sunt relații foarte bune între administrator și contabil, dar sunt și situații în care nu prea aud unul de altul absolut deloc, decât „astea sunt actele, celelalte sunt sumele de plată". Ce recomand eu este să se ceară mai multe informații decât „care sunt sumele de plată și care e termenul".
Sfatul pe care l-am dat întotdeauna, pentru cunoștințe și prieteni care aveau firme și nu lucrau pe contabilitate cu mine, a fost: solicitați lună de lună sume de plată la furnizori, sume de încasat de la clienți. Și solicitați nu pentru că știți ce aveți de plată, ci ca să vedeți dacă le primiți, în cât timp le primiți... și în funcție de asta vă dați seama cât de la timp sunt operate documentele firmei.
Q: Un top 3 al greșelilor pe care le fac antreprenorii în ce privește contabilitatea?
Andreea Sofonea: În primul rând, organizarea documentelor. Acum, majoritatea documentelor vin online: factura de la furnizor vine pe mail, factura de la telefonia mobilă vine pe mail, dacă cumpăr ceva din afara țării, sigur nu mi-a venit factura în plic. Ce ar trebui să ne organizăm e să avem o structură de foldere cu acte contabile. Să nu plecăm de la premisa „sunt toate pe e-Factura" - nu e cea mai bună variantă, plus că nu există în totalitate toate documentele acolo. Lipsesc chitanțe, extrasele de cont sunt la bancă pe un termen limitat, iar dacă solicităm din trecut, va trebui să plătim. De ce să nu le salvăm și la noi, undeva pe o partiție cu backup?
Al doilea: comunicare clară cu contabilul și discuție lunară a rapoartelor. Insist foarte mult. Sunt administratori care consideră că la ei contabilitatea ar trebui să fie trimestrială, sau unii chiar spun anuală. Nu sunt de acord cu acest lucru, pentru că în funcție de tranzacțiile pe care le face o firmă într-o lună, sunt declarații care se depun la ANAF lunar sau trimestrial, sau sunt operațiuni care schimbă regimul fiscal al firmei. E bine ca documentele să fie transmise lunar, să se înregistreze lunar și contabilul lunar să trimită niște rapoarte. Dacă eu aș primi actele de la un client odată la 3 luni, într-un an aș interacționa cu el doar de patru ori. Păi uităm unul de altul!
Q: La ce ar trebui să se uite antreprenorii când își aleg o firmă de contabilitate? Și care sunt semnalele că ar trebui să schimbe contabilul?
Andreea Sofonea: Probabil că ne repetăm: ar trebui să seteze un mod de lucru și niște așteptări. Dacă după fiecare lună există o discuție (poate fi de 20 de minute online) sau anumite rapoarte pe care le primesc lunar până la un termen, poate fi destul de relaxat. Am clienți cu care am stabilit că până la o anumită dată primesc rapoartele. Am clienți care m-au rugat obligatoriu să le atragem atenția dacă lipsesc documente. Încercăm să implementăm și procese interne la ei, să urmărească posibilele documente lipsă. Dacă s-a rătăcit un bon fiscal de motorină de la începutul lunii trecute, au trecut deja mai mult de 30 de zile... s-a și uitat mental de acea tranzacție.
Ca semnale de alarmă: niciodată nu vreau și nu spun că e un contabil rău, un alt coleg de-al meu. Ideea e că uneori chiar nu există compatibilitate. De aceea am și învățat să fiu foarte relaxată cu momentul în care nu reușim să colaborăm bine cu un client sau cu un domeniu, și chiar am recomandat colegi care lucrează mai bine pe specificul respectiv.
Eu consider că dacă un administrator solicită lună de lună anumite rapoarte (de exemplu, niște rapoarte pe care banca le solicită pentru un leasing sau credit) și durează foarte mult să i se elibereze, s-ar putea să fie un semnal de întrebare: nu sunt documentele lucrate la timp. Și faptul că un administrator spune „n-am avut niciodată niciun control" nu înseamnă că totul e perfect acolo. E un număr suficient de mare de SRL-uri în țara asta încât, fizic, ANAF nu are timp să le controleze pe toate.
Când se ajunge la situații în care un client schimbă 3 contabili într-un an, din păcate, s-a greșit de ambele părți. Dacă actele nu se dau la timp, dacă le primesc după termenul în care trebuie lucrate la ANAF, poate că nici eu nu mai vin să mă apuc de ele imediat, termenul oricum e depășit. Trebuie să se responsabilizeze și să creeze procese ambele părți. Ce facem noi? Ce faceți voi? Orice lucru are un preț: dacă un administrator vrea ca contabilul să facă o anumită operațiune (de exemplu, întocmirea de facturi) se poate scrie în contract, dar costă suplimentar, pentru că întocmirea de facturi nu e contabilitate financiară. Factura o poate face și asistentul manager din firmă. Ideea e să fie discutat, nu să fie ambele părți supărate.
Indicatori financiari pe care orice antreprenor ar trebui să-i urmărească
„Ai 10.000 de lei profit la sfârșitul lunii ianuarie. Te uiți, la sfârșitul lunii februarie ai 20.000 - ai mai puțin, ai mai mult? Știi obiectiv."
Q: La ce indicatori financiari ar trebui să fie atenți antreprenorii? Un set minimal.
Andreea Sofonea: Chiar dacă ar fi vorba să se uite lunar pe balanța contabilă (care e urâtă, și așa a fost descrisă mereu) își pot seta anumite rânduri pe care să le urmărească în fiecare lună și să vadă cum au crescut sau scăzut sumele. Ce e bine la balanță e că are denumiri clare. Undeva se numește Profit și pierdere — la Profit și pierdere mă uit de fiecare dată la soldul final. În ianuarie, cât e? În februarie, cât e?
La fel, pot urmări soldul pe linia numită Furnizori: reprezintă sumele pe care le datorez furnizorilor. Similar, soldul pe linia Clienți: sumele de încasat.
Absolut obligatoriu: soldul de Casă, casieria - suma care apare ca disponibil numerar. De multe ori, în discuțiile cu administratorii, e „nu am niciun ban" sau „nu am nimic de plătit". Dar haide să ne uităm dacă pe hârtie este la fel. Pentru că din păcate, dacă ne ducem la bancomat și scoatem bani cu cardul, aia nu rămân neapărat în sertarul firmei ca și casierie. Aceste operațiuni repetate s-ar putea să aducă la un sold de casierie foarte mare pe care administratorul nu-l mai conștientizează. Plus că avem o limită maximă legală care poate exista înregistrată în acel cont.
Și probabil un element numit Sume în curs de clarificare. Dacă avem sume acolo, ar trebui să întrebăm contabilul ce reprezintă: poate contabilul a și întrebat deja ce să facă cu anumite operațiuni. Acele sume se adună și ar trebui să nu rămână așa: avem voie să avem sume în curs de clarificare, dar trebuie să le clarificăm într-un termen, nu să le uităm acolo luni de zile.
Dacă ne uităm la aceste 5 elemente (profit, clienți, furnizori, sume în curs de clarificare, sold de casă) eu zic că suntem bine pentru un început. Te uiți un pic unde oscilează sumele și apoi poți să porți o discuție: ce s-a întâmplat? De ce a crescut? De ce a scăzut?
Noi transmitem inclusiv situații de stocuri, situații de obiecte de inventar pe care le are firma în utilizare, lista mijloacelor fixe. Dar pentru un administrator care inițial n-a urmărit nimic, e greu să le urmărească dintr-o dată pe toate. E un început. La urma urmei, e bine să știi din fiecare lună cât ai profitul. Hai să dăm un exemplu foarte simplu: ai 10.000 de lei profit la sfârșitul lunii ianuarie. Te uiți, la sfârșitul lunii februarie ai 20.000 - ai mai puțin, ai mai mult? Știi obiectiv.
Viitorul contabilității și impactul tehnologiei
„Nu prea vin contabili din urmă. CECCAR-ul, an de an, nu mai generează atâția experți contabili cum genera acum 15 ani."
Q: Cum va evolua industria de contabilitate în anii următori? Mai ales cu tot ce se întâmplă cu AI-ul - vor mai exista contabili?
Andreea Sofonea: Da, la un moment dat, acum câțiva ani, eram amenințați că suntem pe lista profesiilor care vor dispărea. Între timp, tehnologia nu a făcut să dispară profesia. A făcut cumva să nu mai fie nevoie în cabinetele de contabilitate de atât de mulți juniori, pentru că operațiunile elementare s-au automatizat. Cu siguranță, contabilii vor fi în continuare, însă vor rămâne contabilii specializați. O să dispară acei contabili care făceau doar operațiuni repetitive.
Nu cred că va dispărea curând ca profesie. Într-adevăr, există tot felul de instrumente, dar deocamdată știm că nu dau cele mai bune rezultate sau rezultate corecte 100%. Le utilizăm în practică, utilizăm tehnologia, e bine și recomand tuturor - dar trebuie să ai cunoștințe în domeniu ca să poți lua un răspuns de bun sau de greșit.
Există un număr mare de contabili care, la un moment dat, cu siguranță se vor retrage din activitate. E firesc. Numărul firmelor, cu toate dificultățile financiare, cumva crește sau se păstrează - și s-ar putea să nu mai găsim atâția contabili pe cât are nevoie piața. Un birou de contabilitate, folosind toate instrumentele din ziua de astăzi, poate să ducă mai multe contracte. Dar nu mai este nevoie de juniori atât de mult. Este nevoie de contabili care pot să facă analize, care deja au o informație mai cuprinzătoare. Și din păcate, nu vine un val foarte mare de profesioniști din urmă, pentru că nu a fost un domeniu atractiv în ultimul timp. CECCAR-ul, an de an, nu mai generează atâția experți contabili cum genera acum 15 ani. Nu prea vin contabili din urmă.
Deci cumva, chiar dacă fiecare contabil va prelua mai mulți clienți, tot va fi nevoie de contabili în piață. Contabilii vor fi mai puțini, cu un portofoliu mai mare. Dar persoanele care consideră că în activitate e mai benefic pentru ei să aibă un business decât să fie salariați - acelea s-ar putea să se păstreze ca număr.
Nu consider că e o problemă pentru un contabil de a-și găsi clienți. Poate una din problemele birourilor de contabilitate este găsirea forței de muncă, pentru că în rândul tinerilor nu mai e o meserie foarte atractivă.
Parteneriat, nu teamă
„Pentru orice lucru mai inedit vrei să faci, sună-mă și întreabă-mă."
Q: Cum aflăm mai multe despre CECAS sau despre tine personal?
Andreea Sofonea: Din păcate, nu suntem foarte prezenți online. Domeniul contabilității a mers (și pentru mine personal, și în general) foarte bine prin recomandare directă. Am avut de fiecare dată suficienți clienți, fără a fi nevoie să ne facem marketing. Ca majoritatea firmelor de contabilitate, cum bine știi, am rămas un pic în urmă la vizibilitatea online, neavând un site la data actuală. Dar există o pagină minimă de LinkedIn, iar pe mine mă pot găsi și aborda în mediul online.
Un lucru pe care nu l-am menționat: firmele de contabilitate pot oferi și servicii de consultanță punctuală. Un antreprenor poate solicita o sesiune în care discutăm o anumită operațiune. Dar e important de știut că eu pot da o opinie, o recomandare... dar nu am instrumentele necesare să o și implementez în contabilitatea lui. Și atunci poate fi un pic ciudat să se ducă la contabilul lui cu o recomandare venită din altă parte. De aceea, e bine ca aceste lucruri să fie coordonate.
Q: Sunteți pe platforma Bookkeepie, și am văzut că ați început să primiți review-uri de la clienți - toate complet oneste și pozitive, ceea ce e un semn important de încredere.
Andreea Sofonea: Mă bucur să aflu. Unul din obiectivele noastre este de a crea relația cu clientul. Procesele le putem automatiza, dar o bună comunicare elimină anumite probleme care ar putea apărea. Am întâlnit în anii trecuți, de la clienții mei, o teamă de a-și suna contabilul. Sau o teamă de a-și suna vechiul contabil, să-i spună că vrea să schimbe contabilitatea. Relația nu trebuie să fie de teamă.
La fel și de la noi: când au plecat clienți (că nu e vorba că de la noi nu mai pleacă nimeni): e o relație foarte deschisă, atât timp cât clientul este corect și plătește ultima factură, și noi suntem corecți și dăm toate rapoartele. Fiecare e liber să lucreze cu cine vrea, dar să fie comunicare. Dacă știe că vrea să plece, să transmită, nu să lase totul pe ultimul minut.
Spuneam la început: orice lucru mai inedit vrei să faci, sună-mă și întreabă-mă. Nu pot de la onboarding să dau toate informațiile: în scris nu le-ar citi nimeni, verbal s-ar putea să nu se rețină toate. De exemplu o firmă nou-înființată, neplătitoare de TVA, care vrea să-și facă reclamă pe Facebook: trebuie înainte să-și anunțe contabilul, să solicite un cod special pentru aceste activități, și doar apoi să se înregistreze pe platformă. Sunt anumite particularități și de aceea e important să ținem o relație apropiată.
Eu recomand foarte mult să ne scrie pe mail. Colegii mei știu că nu vreau comunicare pe WhatsApp - dar dacă există un mail scris, cu siguranță se răspunde foarte repede. WhatsApp-ul am considerat o chestie mai personală. Dar se setează cu fiecare client în parte un mod de lucru.
Q: Asta poate fi chiar o concluzie, pentru că toată discuția s-a învârtit în jurul conceptului de parteneriat între contabil și firma client.
Andreea Sofonea: Asta ne dorim și categoric asta o facem, pentru un win-win de ambele părți. Toate lucrurile setate bine de la început reprezintă și un atu și o colaborare ușoară pentru noi.
***
Concluzii
Pentru antreprenorii care caută contabil:
- Organizează-ți documentele digital, într-o structură clară de foldere. Nu te baza exclusiv pe e-Factura sau terți precum o bancă.
- Insistă pe comunicare lunară cu contabilul. Contabilitatea trimestrială sau anuală înseamnă că pierzi controlul.
- Urmărește lunar cel puțin 5 indicatori din balanță: profit, clienți, furnizori, sold de casă și sume în curs de clarificare.
- Nu te teme de contabilul tău. Relația trebuie să fie de parteneriat, nu de evitare.
- Înainte de orice operațiune nouă sau neobișnuită, sună contabilul. Unele activități (de ex: reclamă pe Facebook pentru firmă neplătitoare de TVA) necesită pași fiscali pe care nu-i ghicești singur.
Pentru firmele de contabilitate:
- Setați așteptările de la onboarding: cine face ce; ce rapoarte se trimit; în ce termen. Preveniți problemele, nu doar le constatați.
- Un client care nu vrea să comunice nu e neapărat un client bun. E ok să recunoașteți incompatibilitatea și să recomandați un coleg de breaslă.
- Contabilitatea remote funcționează, dar are nevoie de procese clare și instrumente digitale bine implementate.
- Prețul se stabilește pe tipuri de operațiuni, nu pe volum de documente. Dacă procesele sunt bine organizate, volumul nu mai e o problemă.
***
Interviu realizat de Bookkeepie România - platforma care conectează firmele de contabilitate cu clienții potriviți.
Firmă de contabilitate? Descoperiți cum vă poate ajuta Bookkeepie →
Căutați un contabil pentru firma Dvs.? Începeți căutarea pe Bookkeepie →