—
A&I Consulting a fost desemnată Top 1 Firmă de Contabilitate, de către CECCAR Cluj, de 4 ori în ultimii 5 ani.
Cu 17 ani de activitate, 25 de angajați și peste 1 milion de euro cifră de afaceri, firma condusă de Ioana Varga, Ioana Iconar și Adrian Beșleagă reprezintă un model de succes în industria contabilității din România. Am stat de vorbă cu cei trei fondatori despre cum au construit acest business, ce înseamnă pentru ei "frumusețea contabilității", și încotro se îndreaptă industria în următorii ani.
—
—
Cum au ajuns trei profesioniști în contabilitate să construiască împreună?
"Am știut întotdeauna că nu este o meserie pe care să o faci de unul singur - dacă vrei să o faci la un nivel ridicat, implicat, cu responsabilitate, să mai poți să și trăiești în afara biroului." — Ioana Varga
Q: Știu că firmele de contabilitate au câte un proprietar, sau sunt firme de familie. Cum se face că voi sunteți trei? Vă cunoașteți din facultate, sau?
Ioana Iconar: Cred că Ioana (Varga) are cea mai bună explicație.
Ioana Varga: Da, eu am început în 2008. După ce mi-am câștigat calitatea de expert contabil după stagiu și examenul de aptitudini, mi-am dorit să încep această activitate pe cont propriu, dar am știut întotdeauna că nu este o meserie pe care să o faci de unul singur. Dacă vrei să o faci la un nivel ridicat, implicat, cu responsabilitate, să mai poți să și trăiești în afara biroului.
În 2008 am înființat societatea și destul de rapid, la începutul 2010 am atras-o și pe Ioana (Iconar) alături de mine. Ea a luat ca pe o încercare curajoasă și de atunci suntem împreună. Am fost colege de facultate, dar la secții diferite. Am fost și colege de servici în etape diferite, deci ne-am tot intersectat. Nu am fost prietene, am devenit prietene, dar ne cunoșteam. Și am estimat că putem să ne dăm o șansă.
Iar apoi, în 2013, ni s-a alăturat Adi, Adrian, pe care eu îl știam dintr-un fost loc de muncă unde am lucrat împreună. Ni s-a alăturat inițial ca manager de operațiuni. La acel moment noi eram într-o creștere constantă, aveam nevoie de structură, de procese și așa mai departe. Adi a îndeplinit rolul acesta de manager de operațiuni pentru 5 ani, iar începând cu 2018 l-am atras și pe el în aventura noastră și a devenit partener cu noi.
Q: Ok, atunci un pic mai structurat. Ioana, Ioana, Adrian – vă rog spuneți-mi un pic despre fiecare, un pic de background, ce faceți fiecare în firmă. Pot să-mi imaginez că rolurile sunt împărțite în firmă?
Ioana Varga: Hahaha.. stai să ne punem de acord.
Ioana Iconar: Ca mod de organizare, rolurile sunt împărțite. Dar și unde avem același rol, cumva responsabilitățile sunt împărțite. Pe partea de administrativ rolurile sunt clar definite; iar în ceea ce privește relația cu clienții, avem portofolii de care răspundem fiecare. Sigur, ne asigurăm că modul de gândire este unitar, colaborăm, dar fiecare se ocupă de un portofoliu de clienți.
Dar rolul depinde un pic și de calitățile pe care le avem. Noi două suntem și expert contabili și consultant fiscal. Adrian este consultant fiscal, de aceea el se ocupă poate cu precădere mai mult de partea de taxe, modificări legislative, consultanță fiscală. Noi două ne ocupăm și supervizăm și partea operațională pe contabilitate.
Q: Haideți atunci la rând, de la dreapta la stânga. Ioana Iconar, ești din 2010 în firmă. Înainte de asta...?
Ioana Iconar: Da, background-ul meu este unul din banking. Am lucrat în trei bănci diferite înainte să mă alături Ioanei în această aventură.
Eu cred că este important și acest background pe care îl avem, fiindcă ne-au clădit într-un fel viziunea despre ceea ce ne dorim de la relația cu clienții, de la un business pe cont propriu. Este cumva... a fost ca o școală pentru noi – și pe de altă parte și o motivație să ne dorim mai mult, să dorim să facem ceva pe cont propriu.
Deci am 10 ani de banking înainte de partea de contabilitate. Expert contabil am devenit deodată în 2008. Și de acolo...
Q: Ioana Varga?
Ioana Varga: Eu am ajuns expert contabil, fără să-mi doresc neapărat acest lucru, în timpul facultății. Îmi place marketingul, asta m-am visat, dar viața te duce într-o altă direcție. Și am descoperit la primul loc de muncă frumusețea contabilității. M-a cucerit și am zis să-i dau o șansă.
Am fost economist într-o societate străină la vremea aceea. Am avut foarte multe de învățat de acolo. Am trecut și prin bancă, doi ani.
Așa cum spune Ioana, experiența din bancă este una care cred că și-a pus amprenta asupra modului în care ne desfășurăm activitatea. Acolo, intrând în legătură cu informații din toate domeniile, cu multe feluri de societăți, inclusiv cu partea de legal ce ține de o companie…
Am continuat ca și director economic la o firmă de insolvență, una dintre cele mai mari din Cluj, experiență care m-a săltat profesional în 2 ani cât alții în 10, unde din nou mi-am completat cunoștințele și viziunea asupra unui business.
Și când am început să acționăm din poziția aceasta de expert contabil, care are în grijă un portofoliu de societăți, noi aveam o viziune 360 asupra firmelor – de la înființare, desfășurare activității și, din păcate, chiar și faza de reorganizare, faliment și alte evenimente de genul acesta.
Sunt ca și Ioana, expert contabil și consultant fiscal și gestionăm împreună un portofoliu semnificativ. Fiecare are o bucată din portofoliu, un anumit număr de clienți, dar ne ajutăm foarte mult – adică fiecare avem așii lui și la nevoie intervenim pentru același client.
Q: Mulțumesc! Adi?
Adrian Beșleagă: Eu am început să lucrez în zona insolvenței. Eram în vara după ce am terminat facultatea și urma să încep masteratul – și fără să-mi caut loc de muncă, un drag profesor de-al meu mi-a zis că „mi-a găsit un loc de muncă”.
Atunci am fost coleg și cu Ioana și a fost un domeniu care m-a săltat extraordinar de mult. Am venit de pe băncile facultății, nu știam absolut nimic și a trebuit să știu să fac analize economico-financiare, trebuia să știu să citesc balanțe, să descopăr motive pentru care s-a ajuns în situația respectivă, în business-urile respective. A fost o școală extraordinar de profundă și de accelerată.
A fost perioada în care a fost un boom al insolvențelor. Nu prea se știa foarte mult de ele înainte și atunci a trebuit să descoperim foarte mult. Și atunci, în tot contextul ăsta, mi-am și dezvoltat anumite abilități în care n-am putut să spun „nu știu”, ci a trebuit să spun „am să descopăr”, „am să văd cum se întâmplă, cum trebuie făcute lucrurile astea”.
Și a fost o platformă care m-a ajutat foarte mult și pe mai departe. Mergând de la contextul de firme într-un stadiu terminal, urmau să se închidă sau poate mai aveau ceva șanse cu zona de reorganizare – am mutat focusul în zona asta de contabilitate începând cu 2013, pe firme viabile și ne-a fost poate mult mai ușor să-i ajutăm în context în care poate începea să le fie greu cu experiența care am avut-o acolo.
Sunt și practician de insolvență, mi-am păstrat calitatea asta pentru că e un domeniu foarte fain, dar am devenit și consultant fiscal.
Și atunci focusul cel mai mare pe care îl am în cadrul companiei a fost pe zona asta de fiscalitate, zona de modificări legislative. Am încercat să ținem pasul cu ceea ce tot ne dau de muncă „conducătorii noștri”, dar e un domeniu care chiar îmi place.
N-aș putea să fac ceea ce fac Ioana și Ioana pe zona de conta, urăsc conceptul de recurență și atunci mi se potrivesc foarte bine modificările astea care sunt una după alta și trebuie să fac față lor.
Ce înseamnă „frumusețea contabilității"?
"Frumusețea contabilității este echilibrul și adevărul, atunci când este bine făcută. Este ca un buletin de analize la un corp uman - spune niște lucruri. Ideal ar fi să-ți spună adevărul despre business-ul tău." — Ioana Varga
Q: Ioana, spuneai că ai descoperit frumusețea contabilității – voi două sunteți implicate mai mult în partea de contabilitate, iar tu spui că ai descoperit cât de faine sunt lichidările și insolvențele. Pentru mine amândouă sună un pic... neobișnuit? Ce înseamnă „frumusețea contabilității” și ce înseamnă „e fain în insolvență”?
Adrian Beșleagă: Da, e foarte bună întrebarea. Insolvența te pune în contextul în care să trebuiască să analizezi istoricul ca să poți să vezi ce ai făcut greșit. Și într-un context de genul ăsta în care ai pe mână sute de business-uri pe care stai și le analizezi și la un moment dat stai de vorbă și cu administratorii firmelor respective și pot să vezi pe un timeline unde au început să apară problemele, e mult mai ușor să ajuți un client care e viabil la ora actuală să ia niște măsuri un pic mai repede într-o direcție de a redresa business-ul.
Și de aceea ideea asta de „e faină insolvența”: e o platformă foarte bună de a preîntâmpina anumite lucruri în business-urile clienților noștri. Iar pe de altă parte da, e un domeniu dinamic în care discuți cu oameni de la nivel de administratori, salariați, în care trebuie să rezolvi anumite probleme. Încerci să-i ajuți că ajung să rămână salariați care nu mai pot să-și ia niște salarii și să pot să faci niște demersuri, să faci rost de niște bani ca să-i ajuți și să recuperezi o parte din sumele respective. Ajungi să discuți până la nivel de judecători, să pui problema… Discuți cu creditorii, cu debitorii și trebuie să ai un rol de mediator acolo între toate părțile astea.
E un domeniu foarte complex. Și da, e un management la o scară mult mai largă și ajungi să faci management pe un domeniu mult mai vast decât dacă ar fi doar pe bucățica ta.
Q: Ioana, ce înseamnă „frumusețea contabilității”?
Ioana Varga: Frumusețea contabilității este echilibrul și adevărul, aș zice, atunci când este bine făcută. Este așa, ca un buletin de analize la un corp uman – spune niște lucruri. Ideal ar fi să-ți spună adevărul despre business-ul tău.
Și de la informațiile astea să știi că cineva ia niște decizii care poți să-ți ducă înainte sau înapoi, este și o responsabilitate.
Și da, cred că echilibru e ceea ce mi-a plăcut în momentul în care am descoperit și cât de mult se pot spune într-o situație simplă.
Q: La un eveniment la care am participat cu toții, am asistat la un panel în care s-a discutat despre cum multe lucruri încă sunt sau pot fi interpretabile din partea de reglementare, din partea de operațional și așa mai departe. Cum vedeți voi partea asta de flexibilitate în interpretare? Acum ai spus că trebuie să fie foarte clare, foarte echilibru. E un loc unde intervine partea asta de interpretare?
Ioana Varga: Meseria noastră are două perspective. Ele merg mână-n-mână, dar nu se confundă. Una este contabilitatea și alta este fiscalitatea.
Interpretări avem în zona de fiscalitate și acolo este și posibilitatea de creație, de inginerie în sensul cel mai bun, de research mult, de a căuta care e cea mai adecvată interpretare într-o speță.
Contabilitatea este mult mai puțin supusă unor asemenea interpretări. Lucrurile sunt clare – un activ e un activ, un pasiv e un pasiv. Nu ne putem face că avem altceva, deși din păcate se mai întâmplă.
Într-adevăr, și în zona de contabilitate, toate provocările la nivelul Uniunii Europene implică modificări. Și ce se discuta în conferință, pentru noi va fi o provocare, să reflectăm tot ce va trebui să facem pentru raportul de sustenabilitate în viitor.
Contabilitatea nu este așa de statică cum se crede. Da, la noi în țară încă este prea puțin flexibil sub aspectul modului de lucru. Planul de conturi este unul fix, nu putem să intervenim foarte mult, dar de acolo începe și frumusețea. Poți să-ți creezi alte dimensiuni, analitice, grupe, centre de cost, după care să ai o informație contabilă valoroasă.
Echipa și serviciile A&I Consulting
"Suntem parte din echipa alături de care clienții funcționează - și asta dă frumusețe meseriei." — Ioana Iconar
Q: Mulțumesc, sună foarte clar, inclusiv pentru ne-experți. Împreună cu voi, câți angajați mai sunt în firmă? Ați crescut până la...?
Ioana Iconar: Da, suntem 25 acum. Nu este neapărat un indicator pentru noi, echipa este una dinamică și încercăm să găsim oamenii potriviți, în primul rând.
Suntem împărțiți cumva pe domenii de activitate. Colegii care sunt economiști fac practic partea de contabilitate financiară, iar colegii care se ocupă de resurse umane sunt și inspectori de resurse umane acreditați, fac partea de salarizare și administrare personal.
Și desigur, fiind o echipă mare, avem nevoie și de suport, avem colegii care ne asigură partea de suport, atât nouă cât și clienților: IT, avem o colegă consilier juridic și echipa internă de suport.
Deci, în total, 25 acum.
Q: Și atunci, din punct de vedere al serviciilor pe care le oferiți, aveți partea de contabilitate, consultanță…?
Ioana Iconar: Da, e partea de contabilitate, partea de resurse umane, consultanță fiscală, asistență la controale și tot ce derivă din partea de consultanță, practic.
Asistăm clientul încă de la început, de la înființare, până, din păcate, spre sfârșit sunt clienți pe care îi ajutăm și pe partea de lichidări.
Dar, indiferent de dimensiune sau de cum începe firma, suntem alături de clienți pe tot parcursul cu aceste servicii.
E important, cred, de înțeles și rolul nostru în activitatea clientului. Suntem totuși o firmă externă de contabilitate, nu ne suprapunem cu departamentul intern. Putem să ajutăm, putem să asistăm sau să supervizăm un departament intern, dar practic rolul nostru nu se confundă cu rolul altor persoane din echipă. Lucrăm împreună cu echipele clientului, dar fără a substitui rolul… nu știu… cum poate câteodată au așteptarea clienții… de la secretară, la consilier juridic, la manager financiar.
Rolul nostru este bine definit prin ceea ce facem, dar cred că comunicarea și implicarea în activitatea clientului dă și o parte din frumusețea meseriei. Dacă echilibrul și cifrele sunt „partea de hard” (ca să avem o similaritate cu termenii din IT), partea soft este implicarea în activitatea clientului. Faptul că suntem implicați în povestea lor de succes sau în reușitele lor… suntem parte practic din echipa alături de care ei funcționează – și asta dă frumusețe meseriei.
Q: Sunteți parte din aventura lor…?
Ioana Iconar: Da, da!
Q: Aveți expertiză pe mai multe industrii. Și tot ca non-specialist știu că, de exemplu, contabilitatea pentru e-commerce va fi diferită de contabilitatea pentru construcții sau de horeca. Aveți un număr de industrii, de domenii în care aveți expertiză mai multă?
Ioana Iconar: Da, avem câteva industrii-cheie. IT, bineînțeles! suntem în Cluj și nu putea să fie decât sectorul nostru preferat și unde probabil avem expertiza cea mai mare. Dar nu neglijăm nici restul industriilor – avem companii care activează în domeniul producției, transport-logistică, servicii diverse, construcții, real estate.
Nu putem să spunem că există un domeniu de care fugim sau care nu ne place, ci analizăm poate din alte puncte de vedere când stabilim dacă este industria pentru noi sau nu.
Q: Și atunci expertiza în domeniile astea se reflectă și în expertiza echipei pe care o aveți? Oare și în modul în care sunteți organizate, cel puțin voi două persoanal pe contabilitate, tipuri de clienți… sau?
Ioana Varga: Există un domeniu la care colegă mea este briliantă și așa că eu nu… nu are rost să încerc – pe parte de real estate.
Ioana Iconar: Sigur, asta vine dintr-o dezvoltare organică.
Practic, dacă am avut acum 10 ani tangență mai mult cu acest domeniu, sigur că și clienții care au urmat… Și până la urmă noi creștem împreună cu clienții, ne dezvoltăm împreună cu clienții… M-au făcut să mă dezvolt în direcția asta, dar cred că este cam singura industrie unde putem să spunem că avem diferențe.
Acum, sigur că există preponderență. Portofoliul Ioanei este transort-logistică, ea are un know-how mai mare pe partea de… nu știu… de detașări transfrontaliere, mai mult decât am eu; sau eu mai mult pe construcții decât ea; dar lucrăm împreună ca o echipă și know-how-ul circulă și informația circulă.
Ioana Varga: …Și cum am spus, ne asistăm reciproc. Adică dacă un client de care e responsabilă Ioana, are nevoie de o consultanță pe o bucățică unde eu am am know-how, intervenim împreună și reciproc.
Orice problemă am în construcții la vreun client, îi spun că am nevoie să vină colega. Iar Adi ne ajută pe amândouă.
Ioana Iconar: Cred că rolul lui este mai dificil, mai greu decât al nostru individual
Q: Ați spus la un moment dat că intrați și pe partea de înființare de firme, încorporare, ceea ce înseamnă că lucrați probabil și cu startup-uri? Înțelegerea mea este că lucrați cu firme mici sau foarte mici, până la firme mari. Deci aici iar avem o diviziune sau?
Ioana Iconar: Nu este o diviziune, dar eu cred că rolul nostru și echipa pe care o alocăm în relația cu clientul este flexibilă și construită în așa fel încât să acopere cel mai bine nevoia clientului.
Sigur că un client care acum se încorporează și nu are de-a face deloc cu mediul de afaceri, are nevoie poate de mai multă parte de educare; iar un client care este deja înființat, corporate, un număr mare de salariați, are poate mai mult nevoie de consultanță.
Echipa pe care o alocăm, timpul nostru alocat în cadrul fiecărei relații cu clientul e diferit și atunci reușim să acoperim tot segmentul de clienți de la cei mici până la cei mari – alocând, sigur, oameni cu expertiză diferită și nivel de cunoștințe diferit… Personalizat, nu neapărat diferit. Potrivit cu nevoia clientului, până la urmă.
Ioana Varga: Ne plac și startup-urile, și ne place să-i asistăm, cum am spus înainte. Avem câteva exemple de clienți pe care i-am înființat și sunt mari, sănătoși, dezvoltați – și frumusețea muncii noastre este și să știi că ai o contribuție. Chiar dacă este mică, dar există.
Sunt startup-uri cu mult potențial, sunt startup-uri care merg constant, dar au nevoie de rigoare, de seriozitate și așa mai departe.
Deci nu ne ferim de clienții la început de drum. Dimpotrivă, acolo chiar simțim și dorință și recunoștință de multe ori, și ne aduc alte satisfacții.
—
—
Cum arată clientul ideal?
"Clientul nostru ideal nu este cel care se bucură că nu a auzit nimic de la contabil. Clientul nostru ideal este cel care vine spre contabil, care caută colaborarea." — Ioana Iconar
Q: Din perspectiva asta, ce înseamnă un client fain, un client bun pentru firma voastră?
Ioana Varga: Păi, acum, clientul ideal, dar să nu se supere nimeni… Clientul ideal este un client în curs de înființare, la care putem să ne aducem aportul de la momentul acela, pentru că inclusiv la înființare este nevoie să ai în vedere ce urmează și să fii bine sfătuit.
De domeniu, cum am zis… servicii, producție, transport, orice, nu avem o preferință pentru domeniu, dar ca moment ne place clientul fresh, pe care putem să îl ghidăm și să îl asistăm să crească sănătos.
Ăsta este clientul nostru ideal, care zice, „bun, eu nu știu, fac cum zici” – clientul care ne ascultă, care comunică, care ne comunică înainte ce planuri are și se sfătuiește cu noi. Aici este un punct esențial să putem face un setup corect pentru planurile care urmează.
Câte un pic din toate fac relația bună.
Q: Ce aud eu de la tine este că sunt clienți cu care se poate colabora transparent, se poate vorbi, discuta.
Ioana Iconar: Da, eu cred că clientul nostru ideal nu este cel care se bucură că nu a auzit nimic de la contabil, că contabilul nu îl sună…
Clientul nostru ideal nu este cel care fuge de contabil, ci care vine spre contabil, care are nevoie de contabil, care caută colaborarea. Are încredere să își împărtășească planurile, să ceară ajutor, să zică înainte să facă.
Adrian Beșleagă: Și începem să avem din ce în ce mai puțin clienți… chiar nu mai avem clienți care să considere contabilitatea un rău necesar, ci o unealtă pentru creșterea.
Ioana Varga: …Și ne bucurăm. Se vede în experiența de 17 ani. Există o evoluție spre a înțelege că contabilitatea este un instrument de management, nu este o obligație legală și atât… și un cost. Este chiar un instrument pe care, dacă îl folosești în mod inteligent, te ajută.
Q: Mai rămân un pic la clienți – sunt cel puțin două, trei discuții pe care le văd. Partea de onboarding, începutul colaborării, când preluați clientul, fresh sau din alte parte: procese de onboarding, cum începeți colaborarea? Apoi, pe durata colaborării, este partea de așteptări și comunicare cu clienții. Respectiv, la final, există conceptul inclusiv de fire your client. Există clienți la care renunțați? Există clienți pe care „îi concediați” voi?
Ioana Iconar: Onboarding-ul începe încă de la partea de ofertare, de fapt. E foarte important, când facem o ofertă, să înțelegem nevoile și așteptările clienților. Practic nu facem o ofertă general valabilă, ci facem o ofertă personalizată.
Încă de acolo vine partea de cunoaștere: încercăm să cunoaștem clientul, echipa cu care vom lucra. La fel și ei, să ne cunoască pe noi, să cunoască echipa, astfel încât așteptările să fie stabilite reciproc. Fiindcă atât ei ca clienții au așteptări, dar și noi avem așteptări legate de modul de comunicare și de lucru.
Punctul nostru foarte este comunicarea – și atunci trebuie să ne asigurăm că suntem pe aceeași pagină când începem o relație.
Partea de onboarding înseamnă, sigur, după trimiterea ofertei, semnarea contractului, partea de cunoaștere. Vrem să cunoaștem business-ul, vrem să cunoaștem, să înțelegem ce se întâmplă, pentru o colaborare cât mai bună între cele două echipe – sau între antreprenori și noi, dacă nu există o echipă în spatele antreprenorului.
…Și cred că este o parte foarte importantă, fiindcă așa cum setăm lucrurile în partea aceasta de un onboarding, așa și merge mai apoi.
Acolo trebuie stabilit clar un mod de lucru, așteptări, termene, solicitări care pot fi stabilite dinainte. Adică, mulți contabili se plâng că primesc multe solicitări ad hoc și că sunt foarte... Acesta e motivul pentru care nu comunică foarte mult cu clienții lor.
Noi nu suntem așa. Noi dacă putem să stabilim termene, să agreăm împreună un mod de lucru și niște informații pe care noi să le transmitem în mod voluntar, să fim proactivi, care să asigure o transparență a muncii noastre, cred că lucrurile funcționează mult mai bine. Decât să așteptăm antreprenorul să ne întrebe ceva, preferăm să fim proactivi și să dezvoltăm relația în direcția asta.
Q: Ce înțeleg iarăși eu e că aveți proceduri în spate, aveți niște checklist-uri? De exemplu, vine un client nou de la altcineva…?
Ioana Iconar: Avem o procedură de preluare a clienților – ca să înțelegem tot ce se întâmplă atât în business-ul lui, cât și ce există și în balanță. Trebuie să existe o discuție mai aprofundată, ca să putem să facem preluare într-un mod...
Ioana Varga: E mult spus un audit, dar o verificare a balanței de preluare cu un raport după verificare. Dar asta promitem cam în primele trei luni, pentru că e nevoie și să ajungi să cunoști un pic clientul ca să înțelegi balanța – dar este o ocazie bună pentru noi să identificăm eventuale erori care sunt în spate, să le putem comunica. Este vorba și de responsabilitate, și pentru transparență, ca să știm cu ce mergem înainte – ce e important, ce e mai puțin important…
Q: Mă întorc un pic la partea de ofertare, în care un factor important -mai ales în piața curentă- este prețul. Și foarte multă lume se lovește de „oh, e prea scump” sau „hai să mai negociem”. Ce factori luați voi în considerare la calculul prețului? În mod sigur, sunt prețuri customizate? Cum se întâmplă partea de pricing pentru voi?
Ioana Iconar: Practic, oferta noastră este una foarte clară, transparentă, împărțită pe categoriile de servicii pe care le oferim, astfel încât să nu existe dubiu – „oare ce avem inclus, ce nu”?
Adică, avem foarte clar, explicit ce înseamnă fee lunar pentru contabilitate, pentru resurse umane; ce intră în partea de consultanță, ce nu intră; ce este cu tarif orar sau nu.
Modul de stabilire a onorariilor este unul legat și de timpul pe care noi estimăm că îl vom aloca pentru clientul respectiv și de echipa pe care o implicăm. Colegii noștri au nivele de expertiză diferite, care desigur generează și costuri diferite, iar în momentul în care noi ofertăm un client, avem deja în gând o echipă pe care o alocăm, astfel încât tariful să fie cât se poate de fair calculat și de aproape de realitate.
Sigur, așa cum zici, putem întâmpina și opinii e prea scump sau aici de ce nu, dar încercăm să găsim variante de abordare. Mai ales, cred că este greu de la început ca clienții să știe exact de fapt ce plătesc sau de ce e mai mult decât la o altă firmă sau mai puțin.
Încercăm să facem și tarife… de exemplu, pentru primele trei luni de colaborare. Facem un tarif „noi am estimat asta, avem următoarele lucruri incluse, haide să evaluăm după trei luni relația cu noi”. Din experiența pe care o avem, am constatat că clienții, după ce ajung să ne cunoască și să lucreze cu noi, altfel înțeleg ce cuprinde de fapt tariful.
Fiindcă totuși suntem diferiți de alte firme de pe piață, la partea de comunicare, implicare, transparență… și atunci poate că nu au noțiunea a ceea ce cuprinde tariful nostru. Dar după ce ajung să lucreze cu noi, chiar și după primele trei luni, reacția marii majorități este că „ok, acum înțeleg”.
Și atunci propunem și variantele acestea. Facem un tarif pentru trei luni, tu estimezi că activitatea ta este asta, noi estimăm că timpul alocat, echipa este asta și hai să vedem după trei luni, reevaluăm – și până la urmă este și o evaluare reciprocă.
E ca la un interviu pentru un job. E o loterie până la urmă. Nu știi exact dacă candidatul din față este sau nu potrivit. Așa este și relația, cred, cu un antreprenor care își caută contabil, mai ales dacă își dorește o echipă care să lucreze cu și pentru el.
Q: Aveți situații de clienți price sensitive? Pot să-mi imaginez, de exemplu, în zona de startup-uri sau, eu știu, o firmă care pare interesantă și poate să îi preluăm datorită domeniului sau perspectivelor – dar acum la început sunt foarte, sensibili la preț. Aveți situații de genul acesta?
Ioana Varga: Acum avem ori situații no-go, pentru că oricum ar fi… un tarif minim noi trebuie să avem, deci nu avem cum să coborâm oricât, nu avem cum. Deci de unele firme ne despărțim… Și avem situații unde ajungem la o soluție temporară, noi având estimarea făcută inițială.
Apropo de cum a explicat Ioana, să știi că nu avem situații în care după acele trei luni și după setarea unui fee în cunoștință de cauză de ambele părți să ne zică cineva „a, păi nu, sunteți prea scumpi”. Nu avem situația asta.
…Ceea ce ne arată pe de o parte că estimările noastre inițiale sunt destul de aproape de realitate; și totodată că serviciile pe care le livrăm se apropie de așteptările clienților.
Sigur că este greu de setat un tarif pentru o firmă nouă. Clientul acela ideal poate are inițial niște planuri mari – și atunci și tarifele noastre, normal că sunt estimate bazat pe ce mi-ai comunicat. În realitate, creșterea nu este chiar cu viteza cu care clientul speră. Asta nu înseamnă că peste trei luni noi ajungem la tariful raportat la niște indicatori ideali, dar suntem flexibili fără să coborâm sub limita noastră, care ne asigură totuși să avem o echipă și condiții de lucru.
Pe lângă echipă, investim în cursuri de pregătire, în tot felul de sisteme care să ne ușureze munca, să ajute colegii să fie în permanență pregătiți și să ne protejeze. Adică avem un nivel de costuri fixe, fiind o companie destul de mare în zona aceasta de business, care nu ne permite să negociem la sânge.
Dar avem cazuri unde un client care ne refuză inițial pe motiv că suntem prea scumpi pentru faza de startup, își depășește faza de startup și vine înapoi. Și avem nu un caz, avem chiar multe, în care acolo unde există chimia potrivită, unde omul a fost sincer când a zis: „Da, nu-mi permit acum, dar sper să ajung să-mi permit."
Avem mai multe cazuri de genul acesta în care duc un an, doi, trei… „Știți că am povestit atunci, mi-a plăcut foarte mult de voi, haideți să mai încercăm o dată.” – Și atunci suntem la alt nivel.
Ioana Iconar: Eu cred că, în primul rând, este importantă potrivirea de valori cu clientul. Adică noi nu mergem mai departe cu partea de ofertare cu un client cu care nu există o potrivire. Și nu e de domeniu, sau de cât e de mare, sau de cifra de afacere estimată sau număr de salariați – ci ține până la urmă de o potrivire a valorilor.
Nu o să putem lucra cu un client care are alte planuri decât business-ul respectiv.
Potrivirea trebuie să fie și cu colegii noștri după aceea. Pentru că degeaba noi ne înțelegem bine cu clientul dacă în echipă nu se transmite la fel. Pentru noi este o prioritate să găsim colegii cei mai potriviți pentru clientul respectiv. Și chiar suntem talentați la asta, de cele mai multe ori ne iese. (Dar avem și situații când nu ne iese și încercăm să ne adaptăm, dar este și reciproc.)
Ioana Varga: Colegii noștri sunt colegii angajaților de la client. Trebuie să lucreze de pe un nivel de colegialitate. Colegii noștri nu sunt angajații clientului, nu ne subordonăm la modul acesta, ținem foarte mult la lucrul acesta. Asta transmitem noi și asta așteptăm.
Depunem mult efort să ajutăm colegii din departamentul economic, să zicem, al unui client, să-și crească nivelul profesional. Însă, dacă noi doar supervizăm, de exemplu... cu cât ei lucrează mai bine și munca noastră este mai ușoară.
Este o relație permanentă de comunicare, dar ce vrem noi să le transmitem, este că suntem colegi între noi, avem un scop comun, nu e nimeni șeful nimănui – și asta este important.
Ioana Iconar: Sigur, focusul nostru este clientul și comunicarea cu clientul, să facem lucrurile să funcționeze pentru ambele părți – dar dar pentru noi este importantă și echipa noastră.
Avem colegi în echipă de 10-12 ani cu noi. Creștem echipa, ne interesează relațiile de lungă durată atât cu clienții, dar și cu colegii.
Și cred că și aici e un strop de magie în a asigura potrivirea și dezvoltarea atât a clientului, dar și a colegilor.
Q: Mulțumesc de precizare! Asta mă duce înapoi la ce spuneam mai devreme – cum tratați partea de închiderea colaborării?
Ioana Iconar: Nu e un subiect tabu. Până la urmă este o relație de afaceri contractuală în care fiecare parte își asumă atât obligații cât și responsabilități. Nu vreau să zic că e din vina noastră sau din vina clienților. În general, este o nepotrivire în modul de lucru și în așteptări.
Nu cred că ne-am despărțit neapărat din cauza tarifelor vreodată sau a unor erori. Noi lucrăm după un anumit sistem în care noi putem să orchestrăm toată afacerea asta. Colegii să-și facă treaba bine la timp, să ofere răspunsuri.
Asta înseamnă și o anumită rigoare și un standard și în comunicare până la urmă. Noi suntem proactivi, suntem comunicativi – dar nu înseamnă că nu avem standarde, nu înseamnă că răspundem la telefoane la orice oră din zi și din noapte, sau chiar… Nu suntem la help desk.
Și atunci eu cred că de cele mai multe ori, în afară de despărțirile inerente care pot să vină din cauza că se restrânge o activitate, se închide un business din alte motive, nu este eficient – și acolo suntem alături de ei… Cred că încetările de colaborare vin din partea asta de nepotrivire în modul de lucru și, în general, nu avansăm foarte mult.
Adică nepotrivirea să știi că iese la suprafață după câteva luni și este o relație care generează, până la urmă, frustrări de ambele părți. Și, de obicei, chiar și acolo cred că suntem de acord că, ok, mai bine ne despărțim. Deci e amiabil așa.
Ioana Varga: Și eu aș completa cu o altă situație în care ne separăm de un client, una mai pozitivă – cea în care clientul se dezvoltă până la un nivel la care nu mai este sănătos pentru el să aibă un departament financiar contabil exclusiv externalizat.
Și de cel mai multe ori, la insistențele noastre, se conturează un departament intern. Noi ajutăm de la a recruta persoana respectivă, la training, la a o integra, la a o specializa… Supraveghem una, două colege și treptat clientul care este într-o creștere continuă, preia din munca noastră, internalizează, dar într-o formă safe.
Adică… noi suntem încă aici, nu sunteți singuri, da?
Și când se simt în stare să-și preia toate procesele, rămânem cu amintirile frumoase, cu buna colaborare, și ne bucurăm să ne întâlnim în diferite evenimente și cu gânduri bune unul despre celelălalt.
Adrian Beșleagă: Și ocazional consultanță.
Ioana Varga: Da, ocazional, când este cazul, putem asista – și asta este o formă de întrerupere, dar într-un mod frumos și sănătos.
Și cum am zis, de multe ori vine de la noi, pentru că noi simțim cel mai bine că ar trebui mapate procesele într-un mod pe care noi… Noi nu vrem să ne mutăm la client. Sunt mulți clienți care ne cheamă mult mai des acolo, să participăm la mai multe întâlniri, să... Noi nu intrăm în operaționalul clientului, dar suntem poate cei mai în măsură să îi îndrumăm spre a internaliza anumite funcțiuni pentru sănătatea business-ului lor.
Ce ar trebui să știe antreprenorii despre contabilitate?
"Mesajul este: ajută-mă să te ajut." — Ioana Iconar
Q: Și atunci ce ar trebui de obicei să știe antreprenorii cu care lucrați, care externalizează serviciile de contabilitate cu voi? Ce ar trebui să știe în general despre contabilitate? Eu îmi știu business-ul meu, știu cum trebuie să fac e-commerce, construcții... Dar ar trebui să știu și niște chestii minimale despre contabilitate?
Ioana Varga: De preferat.
Noi avem disponibilitate să facem acest transfer minimal de cunoștințe, treptat. Dar e important să avem o colaborare și încredere din partea antreprenorului. Adică, ok, nu trebuie să le știi pe toate, dar ce îți spun, trebuie să ai încredere că îți spun bine și te lași pe mâna mea.
Dar un minim, pentru orice antreprenor, cred că trebuie să existe. Nu trebuie să ajungem la sfârșitul anului și să mă suni supărat ești pe pierdere.
Ce vrem să spunem e că interesul antreprenorului trebuie să fie unul constant. Cu toți înțelegem că business-ul e în sarcina lui. Și noi suntem doar o poziție suport, dar una relevantă totuși. Și dacă stabilim la începutul colaborării că comunicăm niște informații cu o anumită periodicitate… Ne-ar plăcea foarte mult dacă după ce le-ai primit te-ai și uitat la ele. Iar dacă nu înțelegi ceva, revino. Hai să discutăm, că treptat înveți.
Și trebuie să ai exercițiul de a îți interpreta cifrele. Cu ajutorul nostru pentru o bună perioadă de timp, dar să înțelegi care este profitul, ce este -acuma nu vreau englezisme, dar- cash accounting…
Profitul nu sunt banii pe care îi ai în bancă. Sad but true, știi? Ne dorim antreprenori care să înțeleagă.
Și așa cum am spus inițial, balanța contabilă trebuie să se reflecte afacerea. Nu doar la sfârșitul anului, nu doar când vrei un credit, nu doar când te gândești să vinzi și tu nu știi ce-i acolo.
Deci niște noțiuni, niște key indicators trebuie stabiliți. Pentru fiecare domeniu sunt oarecum diferiți, dar sunt câțiva de bază. Dar se poate înțelege cu comunicare și timp… un pic de timp alocat.
Q: La ce indicatori financiari ar trebui proprietarii de afaceri să acorde cea mai mare atenție?
Ioana Varga: Păi, de la profit plecăm, că e scopul business-ului, în esență.
Cifra de afaceri poate fi mare dacă profitul nu există.
Deci, cifra de afaceri, profit, marjă, cash-ul – ca să știi cum stai apropo de solvabilitate...
…Și apoi rău platnici, cât ai de încasat, de ce n-ai încasat, de ce acolo sunt niște probleme...
Depinde de la fiecare domeniu de activitate la altul, dar în principiu, noi nu facem analiză financiară și nu mergem în zona de interpretare, de indicatori. Dar până să interpretezi, trebuie să ți-i cunoști, știi?
—
—
Cum ajutați clienții să navigheze haosul legislativ?
"Nu cred că a fost an în care să nu se schimbe măcar de două ori ceva din codul fiscal. Clasic pentru noi, se schimbă între Crăciun și Anul Nou. În loc să stăm să ne bucurăm cu familia, noi citim legislația." — Adrian Beșleagă
Q: Multe lucruri țin și de schimbări de legislație, de reglementare. Are ecosistemul, „haosul din jur”, vreun impact la ce se întâmplă?
Ioana Varga: Maestrul haosului...
Adrian Beșleagă: Cred că ăsta este un domeniu în care pierdem foarte mult ca țară, la ora actuală. Pentru că nu putem să avem o predictibilitate pe termen mediu și lung pentru zona de business.
Nu cred că a fost an în care să nu se schimbe măcar de două ori ceva din codul fiscal, să nu avem ceva modificări. Și clasic pentru noi ca și contabilitate, se eschimbă între Crăciun și Anul Nou. În loc să stăm, să ne bucurăm cu familia, noi citim legislația care se aplică începând cu 1 ianuarie și a fost publicată poate în 17-18 decembrie. Și lumea trebuie să se adapteze în alea două săptămâni pentru ce urmează.
Acum avem pachetul 2 de măsuri, îl așteptăm din august și încă nu știm, nu avem o perspectivă când o să le avem într-o formă finală și într-o formă sigură.
Q: Cum ajutați clienții să navigheze toate aceste schimbări?
Adrian Beșleagă: Noi ne-am făcut un focus în a-i ține pe clienții noștri informați cu privire la toate modificările astea legislative. Nu poți să faci față, nu poți să duci un business sănătos, fără să fii la curent cu toate modificările legislative. Și atunci ne-am făcut un sistem prin care trimitem newslettere – și nu trimitem newslettere în sensul să copiem bucățica de lege cu ceea ce a intervenit și trimitem de aici descurcă-te. Încercăm să le înțelegem noi, să le adaptăm, să le punem în cuvinte care sunt ușor de înțeles pentru clienții noștri.
Au fost cazuri în care modificările legislative au fost așa profunde în ceea ce privește modificările de business și atunci am ales să facem un eveniment în care să ne chemăm clienții. A fost o decizie de win-win pentru că și noi ar fi trebuit să lucrăm extraordinar de mult timp cu fiecare în parte, să explicăm fix aceleași lucruri, pe de altă parte și pentru ei a fost un pic mai ușor face-to-face ca să înțeleagă aspectele respective.
Iar de la un eveniment de genul ăsta, pentru clienții la care ar trebui să adaptăm și mai mult lucrurile, am avut ședințe individuale în care am adaptat chestiunile care au fost mult mai sensibile, mult mai greu de implementat și i-am ajutat să le asimileze, i-am ajutat să internalizeze chestiunile care ar trebui să modifice ca structură de business, sau perspectivele pentru viitor.
Cum avem anul acesta, vor dispărea foarte multe societăți care și-au dorit să rămână pe micro, dar n-au ce face. S-a redus așa de mult cifra de afaceri și trebuie să treacă la un impozit pe profit și atunci au nevoie de o altă adaptare la foarte multe din modul de lucru.
Până acum cheltuielile poate au fost pe un plan secundar, dar acum sunt într-un focus cu privire la deductibil, nedeductibil – și atunci încercăm să-i ajutăm să înțeleagă impactul modificărilor legislative în contextul lor, în business-ul lor.
Q: Și inclusiv ajutați hands-on, la implementare? Deci nu doar „avem schimbarea legislativă, uite un newsletter”...?
Adrian Beșleagă: Am încercat să creăm utilitare când a fost cazul. Cum avem pe cineva în zona de IT, am încercat, dacă au fost anumite operațiuni care puteau să fie mai ușor implementate, având un anumit sistem, un anumit mod de lucru… am încercat să le dăm utilitarele respective pe cât posibil.
Ioana Varga: Inclusiv am făcut video-uri ca să se înțeleagă procesul concret, când este vorba de lucruri tehnice. Pentru că, surprinzător, chiar și clienții din IT au probleme cu a urma niște instrucțiuni.
Adrian Beșleagă: …A utiliza o semnătură electronică, a descoperi hățișul din RO-eID pentru unii, poate.
Ioana Varga: Deci noi depunem o muncă reală, apărută de cele mai multe ori overnight, pentru că așa se publică și noi gata, nu mai contează ce avem pe agendă în zilele următoare. Că e prioritar, trebuie să le înțelegem, să le prelucrăm, ne sfătuim și cu alți colegi – „tu ce ai înțeles?”, „cum adoptăm o interpretare comună?”.
Facem un newsletter simplu și cu aspecte esențiale, și ne-am dorit să fie citit. Măcar să fim sunați, „ce ați vrut să ziceți acolo?”.
Ioana Iconar: Noi încercăm să le trimitem. De exemplu și acum, la pachetul 2, sunt 83 de pagini de modificări. Nu le prindem într-un newsletter, încercăm să le spargem pe capitole, să fie mai ușor de parcurs.
Lucrurile sunt explicate, subliniate. Adică încercăm totuși să creăm condițiile ca să fie citite.
Ioana Varga: …Că poate nu te interesează toate. Adică de cele mai multe ori nu toate sunt interesante, deși au făcut lucruri care au afectat pe toată lunea.
O modificare de cotă de TVA, e pentru oricine. Dar le spargem pe subiecte ca tu să vezi din titlu, asta e pentru mine, asta nu.
De multe ori ne-am pus problema să comunicăm, poate să alegem din baza de date, să trimitem strict pe obiecte de activitate, dar nu e așa, că poate tu mai ai două business-uri care nu sunt noi cu contabilitatea – și e dreptul tău să fie în altă parte. Sau poate te interesează pe tine ca persoană fizică anumite lucruri. De ce să nu oferim o informație?
Dar cum ai spus tu că nu ai timp să le citești, revin la ce am zis puțin mai devreme, că asta ne dorim să... un pic prioritizare a unui timp. Nu mult, dar este nevoie pe agenda unui antreprenor să-și facă timp pentru o discuție cu contabilul.
Q: Pe lângă faptul că noi antreprenorii nu citim newsletter-ul, ce alte greșeli mai fac antreprenorii când e vorba de contabilitate? Și ai spus la un moment dat: nu îți știi situația, te uiți numai din an în Paște, nu te interesează. Puteți să faceți un checklist de probleme pe care le vedeți?
Ioana Varga: Esența oricărui checklist, din punctul nostru de vedere, este faptul că nu au un timp dedicat pentru zona aceasta.
Nu trebuie să fie două ore pe lună – o jumătate de oră într-un call și poți să afli și cum stai, și ce s-a schimbat din ce te interesează, și ce urmează… Nu știu, depășești un plafon – hai să-ți explic un pic.
Greșeala majoră e că nu-și alocă timp – și cum am zis, fiecare e preocupat de focusul lui și responsabilitățile lui, dar face parte din responsabilitățile tale și asta.
Adrian Beșleagă: Și ar putea să fie prea târziu să vrei să schimbi profitul în luna noiembrie-decembrie. De aceea e important să avem discuțiile astea prin iunie.
Ioana Iconar: Vreau să zic că sunt situații când alocă timp, doar când arde. Și, din păcate, alocă timp când arde inclusiv pentru lucruri importante și cu impact semnificativ poate pentru business-ul lor.
A rezolva lucruri pe ultimul moment, cred că e o greșeală frecventă.
O altă greșeală: își iau informațiile din sursele greșite sau se lasă influențați de presă, de prieteni, de cunoștințe – și începe să devină important și urgent dacă a zis prietenul că se poate face ceva sau nu, dacă la știri au apărut sau nu. Dar când am zis noi că e important și urgent, nu a fost chiar așa, știi?
Deci un pic aici, în a aloca timp, în a răspunde în timp util – adică pentru el, în primul rând, în timp util, că noi ne descurcăm.
Dar se creează până la urmă și situații de presiune generată un pic și artificial, fiindcă nu ți-ai alocat timp la momentul potrivit. După aceea trebuie să reparăm, să găsim soluții care nu sunt cele mai bune sau sunt cu marjă de risc.
Mesajul este „ajută-mă să te ajut”.
Q: Mie mi se pare că e nevoie -și voi faceți- foarte multă educație a clienților, a antreprenorilor cu care lucrați. Și atunci poți să îmi imaginez că este unul din serviciile implicite? La ce ar trebui să uite firmele client atunci când selectează o firmă de contabilitate?
Ioana Varga: Dacă pornim de la start-up-uri, de obicei tendința este „am o cunoștință, am o mătușă, am un prieten, am...” Se dovedesc întotdeauna cele mai proaste decizii, pentru că mătușa, prietenul, cunoștința n-are timp întotdeauna de tine, nu știe totul la zi și așa mai departe.
Dar să presupunem că te descurci cumva când chiar ești dispus și să-ți aloci timp și să plătești un tarif poate absolut rezonabil pentru serviciile acestea – trebuie să fie o firmă de contabilitate, în primul rând acreditată CECCAR. Încă se lucrează și în domeniul nostru cu tot felul de obiecte de activitate, de secretariat, de servicii administrative, de consultanță. Din păcate, va mai dura încă un pic până vom lucra așa cum trebuie cu toții.
Ăsta nouă ni se pare un criteriu de bun simț, dar ținem să-l precizăm.
După aceea, antreprenorul trebuie să se gândească la ce-și dorește de fapt de la contabil. Dacă vrei pe cineva să nu te sune niciodată și să nu te întrebă nimic și să n-auzi de el – cum cum zicea Ioana, probabil că noi n-am fi firma potrivită, deci trebuie să ne asumăm chestia asta.
Dacă vrei să ai cu cine să vorbești, dacă pentru tine comunicarea e importantă… Dacă ești conștient că nu cunoști domeniul, așa încât simți că ai nevoie de îndrumare, de siguranță – trebuie să verifici lucrurile acestea, când compari diferiți furnizori de servicii contabile, să ai o discuție cu tine să-ți dai seama dacă există chimia aceea pe care... Noi, da, o urmărim.
Dacă modul de lucru care ți se propune de către firma de contabilitate este unul potrivit pentru tine, dacă tu nu vrei să plimbi acte și firma nu lucrează decât cu acte fizice, e cam clară situația.
Dacă ți se spune că la telefon discutăm mai puțin, discutăm pe mail-uri și programat, iar tu ești un om care acționează în ultimul minut, atunci nu o să ți se potrivească o firmă care are un proces clar și care așteaptă actele, le așteaptă… după care trece mai departe și când îți mai vine rândul o dată, dacă nu ți-ai respectat termenul.
E mult despre ce îți dorești să obții și cât ești dispus să investești ca și timp și efort.
Dacă îți dorești să înveți, trebuie să cauți o firmă care e dispusă să te asiste. Dacă nu-ți dorești și vrei să pasezi toată responsabilitatea, la fel, atunci cauți pe cineva care doar să-ți facă declarații. Și nu poți să ai pretenții de comunicare și de implicare.
Deci lucrurile se selectează natural.
Așoi da, până la urmă e idee de căutat și reputația firmei către care mergi. Reputația contează. Reputația expertului sau firmei de contabilitate. Nu zic că toată lumea trebuie să ne leagă pe noi că suntem locul unul de atâția ani în Cluj. Dar este importantă reputația, fiindcă reputația se construiește cu greu și se dărâmă ușor, așa cum toți știm. Dacă tot îți faci un business în care, până la urmă, investești timp și energie, cred că contează și reputația firmei de contabilitate.
Până la urmă, firma pe care o alegi, un nume cu care te asociezi… trebuie să ai așteptări legate de acuratețe, de comunicare, de conformitate până la urmă, care trebuiesc îndeplinite de o firmă de contabilitate.
Q: Legat de idea asta de „cu cine te asociezi”, eu mă gândesc normal doar la calitatea serviciilor, să fii sigur că dormi în noaptea… dar e o idee foarte importantă.
Ioana Varga: Să știi că e și reciproc.
Unde se duce industria contabilității?
"Dacă întrebi acum Gemini sau Copilot care este cifra de afaceri la care trebuie să treci la impozit pe profit, de cele mai multe ori răspunde 500.000 de euro - pentru că sunt cele mai multe răspunsuri din perioada precedentă." — Adrian Beșleagă
Q: Din perspectiva asta, cum vedeți… unde se duce industria contabilității în perioada următoare? Și aici pot să mă gândesc la lucruri de gen cum se va segmenta sau re-segmenta, reașeza piața. Toată discuția legată de de tehnologie, de automatizare, de digitalizare, care te ajută să-ți optimizezi echipa, să zic așa. Cum vedeți voi lucrurile astea, unde se duce industria?
Adrian Beșleagă: Cred că în ultimii ani am avut parte de foarte multe E-uri, care au fost foarte mult blamate de mulți din piață. Dar din punctul meu de vedere au dus o optimizare în modul de lucru.
E-factura, de exemplu, a ajutat foarte mult, și nu numai pe noi ca și contabili, în modul de lucru – că am scăpat de o bună parte din documentele pe format hârtie, care nu sunt cele mai dorite. Și atunci, în contextul celor începute deja cu E-factura, ne așteptăm în anii următori ca să se extindă sistemul ăsta și la nivelul unii europene, din ce în ce mai puțin vedem nevoia de lucru cu documente fizice.
Aceste aspecte au schimbat dinamica în modul de lucru cu clienții noștri, ne-am adaptat mult mai rapid în a avea o colaborare, documente într-un mediu online, să avem un drive în care să putem să share-uim documentele, în care să putem coresponda pe zona asta de documente – și atunci toate influențele astea au dus și la o modificare a dinamicii în modul de lucru în echipa internă.
Începem să avem nevoie din ce în ce mai mult de domeniul IT și de aptitudini din domeniu IT pentru contabilii cu care lucrăm intern. Nu mai poți să fii un contabil clasic care a știut să facă contabilitatea cu creionul și cu hârtia. Foarte greu faci față la nevoile de declarații, de informații cerute la ora actuală. Mă gândesc numai la SAF-T acum. E imposibil să faci SAF-T-ul din pix și hârtie. Ai nevoie de un soft care să te ajute, altfel ești până în gât în hârtii și nu ai nicio șansă să răzbești.
Și astea sunt numai din domeniile în care am avut influențe din partea instituțiilor – indiferent că instituții europene, sau instituții locale.
Dar vedem foarte mult influențe din zona AI-ului – aici au intrat mulți furnizori și găsim utilitare. La ora actuală te ajută în procesul de a căuta o soluție, poți să te folosești în a-ți căuta urme, a căuta jurisprudențe care să ne dea o direcție în modul de lucru cu clientul. Dar sunt utilitare pe care tindem să le folosim și care ne fac foarte mult din munca aia de cercetare, munca manuală, munca nu foarte corespunzătoare, nespecializată – dar o muncă care cere volum foarte mult de ore.
…Și atunci începi să faci mult mai mult din lucrurile care te definesc ca și profesie. Consultant, contabil, începi să folosești mai mult partea de plus valoare decât partea de volum.
Asta a schimbat foarte mult dinamica pentru colegii noștrii, și ne așteptăm că pe măsură ce AI-ul o să poată să preia și să fie mai adaptat și pe necesarul de la noi din țară – unde, după cum am spus, avem o dinamică foarte mare de schimbări legislative.
Dacă întrebi acum un agent standard, Gemini, copilot, care este cifra de afaceri la care trebuie să treci la impozit pe profit, de cele mai multe ori răspunde că 500.000 de euro, pentru că sunt cele mai multe răspunsuri care s-au dat în perioada precedentă cu privire la întrebarea asta.
Și atunci, da, ne ajută, dar trebuie să știi după aceea cât și cum să te folosești de răspunsurile respective pentru că s-ar putea să fie outdated din cauza volumului diferit de muncă.
Ce înseamnă să fii Top 1, ani la rând?
"Cred că în viitor vor rezista firmele care au o deschidere spre inovație și sunt dispuși să colaboreze. Să privim firmele de contabilitate ca pe un business și să ne schimbăm pălăria din experți în antreprenori." — Ioana Iconar
Q: Sunteți locul 1, ca firmă de contabilitate, ani la rând – am numărat 5-6 diplome?
Ioana Iconar: Cred că am început cu locul 3, 2, 1...
Ioana Varga: O dată am avut 2, cred. Da, avem de 4 ori, 4 din ultimii 5 ani.
Q: Ce trebuie să facă o firmă ca să fie locul întâi, ani la rând?
Ioana Iconar: Criteriul după care se acordă premiul este cifra de afaceri. Practic, așa ca indicator, anul trecut a fost primul an în care noi am depășit un milion de euro pe an ca cifră de afaceri.
În rest, ce trebuie să facă? Să țină clienții aproape, să investească în educație, în tehnologie. În echipă, în primul rând. Până la urmă, în fața clienților merge echipa. Nu o persoană, nu un nume… clienții lucrează zi de zi cu echipa.
Eu cred că, dacă vorbim despre viitor și la nivel de industrie, în ultimii un an-doi, cred că se simte o schimbare în atitudine. Dacă până acum vreo doi ani am simțit cumva că era fiecare pentru el, acum începem să vedem că sunt conferințe pentru industrie, colaborative, să învățăm unii de la alții. Să învățăm că este o industrie importantă până la urmă, cu un cuvânt de spus, în care mai multe voci transmit mai mult decât o singură voce.
Cred că e important să privim și firmele de contabilitate ca pe un business și noi să ne mai schimbăm pălăria din experți în antreprenori și în manageri de afaceri. Și cred că în viitor, în această industrie vor rezista până la urmă firmele care au o deschidere spre inovație… care au abordări mai diferite și sunt dispuși să colaboreze, să coopereze. Cred că ăsta este viitorul.
Este loc și pentru firmele mari și pentru firmele mici, specializate, nișate în domeniul contabilității. Și în Cluj sunt firme care au fost preluate, sunt rețele internaționale prezente pe piața din România, dar eu cred că este loc pentru toată lumea. Și fiecare cred că își va găsi nișa de clienți care să-i ducă și în viitor.
Q: Felicitări încă o dată! Oare e ceva ce mi-a scăpat din întrebări, ceva ce-ar fi trbuit să mai discutăm?
Adrian Beșleagă: Eu aș puncta un aspect legat de toată tehnologia asta în care am început să mergem și în zona asta a contabilității: riscurile au devenit din ce în ce mai mari.
Avem riscuri de atacuri cibernetice, pe zona de GDPR, de a pierde informație, de a fi furate. Și atunci și aici este un domeniu în care am căutat să investim foarte mult și să fim atenți. În primul rând, avem o companie care se ocupă de zona de rețelistică la noi, de serverul nostru, de protecția de care avem nevoie ca să diminuăm foarte mult riscurile unui asemenea incident.
De asemenea, pe partea de 2FA/two-factor authentication, am ținut foarte mult ca și zona de mail-uri de acces să fie cât mai bine protejată. E un domeniu în care… de așa de multe ori am auzit în ultimii vreo 2 ani de zile, de contabilii care au pierdut toate bazele de date, au pierdut toate informațiile pentru un mail la care a dat un click. Toată zona asta de phishing este foarte optimizată în a te provoca chiar să dai click pe linkul ăla care să te compromită.
AI-ul ne-a ajutat într-o bună măsură, dar pe de altă parte a ajutat și zona asta negativă să facă lucrurile mai greu de detectat.
Ioana Varga: Foarte important, în portofoliul nostru avem atât clienții cu capital 100% românesc, cât și clienții care aparțin unui grup sau cu capital străin – o sucursală, un branch al unei firme care vrea să aibă o reprezentanță și în România.
Ioana Iconar: Lucrăm cu clienți din toată Europa, din aproape toate țările și mulți și din Statele Unite. De-a lungul timpului am mai avut chiar și alte continente.
***
Concluzii
Pentru antreprenori care caută contabil:
- Verifică acreditarea CECCAR
- Gândește-te ce îți dorești: comunicare activă sau "să nu auzi de contabil"?
- Acordă atenție reputației firmei - contează cu cine te asociezi
- Alocă timp pentru relația cu contabilul, măcar 30 de minute pe lună
Pentru firme de contabilitate:
- Investiți în echipă - clienții lucrează zi de zi cu echipa Dvs., nu cu un nume abstract
- Comunicarea proactivă face diferența
- Colaborarea în industrie aduce valoare - "fiecare pentru el"
- Tehnologia este inevitabilă; adoptați-o strategic, dar cu precauție
***
Interviu realizat de Bookkeepie România - platforma care conectează firmele de contabilitate cu clienții potriviți.
Firmă de contabilitate? Descoperiți cum vă poate ajuta Bookkeepie →
Căutați un contabil pentru firma Dvs.? Începeți căutarea pe Bookkeepie →